ネットワークを利用したコミュニケーション †

いまや、ネットワークを介したコミュニケーションは、我々の日常生活に欠かせないものになっている。検索すればすぐに欲しい情報が手に入るウェブページだけでなく、自分から情報を発信するブログやミクシー、電子メールやIPフォン、映画や書籍のオンデマンド配信などなど、使いかたや使われ方も様々だ。今日の授業では特に、仕事や研究の面で欠かせない電子メールの使いかたをもう少し学ぶ。また、電子メールで添付書類をやり取りする方法とその注意点や、クラウドを利用したファイルの共有方法、また、moodleというシステムを使って、授業に関するコミュニケーションする方法も学ぶ。

↑

第２回授業の獲得目標： [worried] †

  1. メールのについての一般的注意を理解する
  2. メールシステムを使って、添付書類つき電子メールを送受信できるようになる
  3. Windows 7のシステムで、ファイルの拡張子を表示できるようになる
  4. レポート提出用・moodleサイトにアクセスできるようになる
  5. オンラインストレージ（DropBox）を利用したファイル共有の方法を習得する
↑

メールについての一般的注意を理解する [smile] †

ネットワークを利用したコミュニケーションの原理的な話しは、教科書やネット上の情報など、いろいろある。 でも、とりあえずいろいろと操作をして、慣ることからはじめよう。まず今回は電子メール。

前回の課題で、ほぼ全員が電子メールを送ることができた。これで皆さんは、

電子メールによる、ネットワークを用いたコミュニケーションに成功した。

コミュニケーションの主体はもちろん、皆さんと私。送られた情報は、「文字」すなわちテキストデータ（文字データ）。

（課題としては簡単すぎたかも。。。）

では、おさらいの意味も兼ねて、メールシステムシステムにアクセスして、メールを確認してみよう。

メールシステム：　http://cuacmsrv.chiba-u.jp/　にアクセスして、メールを確認

↑

前回レポート：メールによる提出：レポートの指示に注意！ †

前回のレポートメールは、未提出は1名のみ、提出者も2名以外は全員が締切以内に提出できていた。しかし、レポートの指示（要件）を思い出して欲しい。

* なお、以下の指定事項は必ず守ってください。
1. 件名は　情報処理01(学生証番号) にすること
　　 * 例　　情報処理01(12S0001X)　＜注：学生証番号は半角英数字を用いること＞
2. 操作：　下のアンケートをコピーして、メールの本文にペーストし、...
3. 答えは必ず、各項目の"："の後に記入すること。...
4. 提出期限：4月14日土曜正午

どんなレポートでもそうですが、

レポートの提出要件を守らなかった場合、減点対象になる

ということは覚えておこう。今回のレポートでも、次のようなレポートの指示違反があった。これらは、もちろん減点対象となる。

以上のレポート要件指示違反は、今回は初回だから減点していないが、回が進むころには減点するので注意して欲しい。
レポートや課題の指示には十分な注意を払おう。

閑話休題：　こういう指示違反が、大きな問題を招くときもある。
例えば、海外留学が決まって航空券を購入し、1ヶ月以内にビザを取得しなければならないと言うときでも、
ビザの申請書の質問欄の１つにチェックを忘れただけで、申請書を突き返されてしまう。
しかも、ビザの審査料は支払わなければならないし、航空券代金は戻ってこないしなどと、いうことがある
（某国大使館であった実例です）。普段のレポートから、提出要件や指示には注意を払っておこう。

ところで、上では指摘していないが、とてもよくある間違いの１つに、全角文字と半角文字の混同がある。

全角文字　 ＡｂＣｄＥｆＧ０１２３４５＋−Ｘ　アイウエオ
半角文字　 AbCdEfG 012345+-X ｱｲｳｴｵ

コンピュータの初心者はよくこの２種類の文字を混同してしまう。特に、

メールアドレスやアカウントやパスワードに全角文字を使ってはいけない
自分が入力している文字が全角か、半角かは、画面右下をよく見て注意していよう。

↑

電子メールの便利さとトラブル †

電子メールはとっても便利。でも、使い方を誤ると、思わぬトラブルが。。。

  1. 便利さ：簡単に送信できる、早く届く、簡単にコピーできる、同じ文章を同時に何人にも送れる
  2. トラブル：誤送信、私信に対するデリカシーの欠如
  3. 事例
    1. 不十分な内容のメールなのに、つい、送信ボタンをクリックしてしまった。。。
    2. メーリングリストにラブレターを送信してしまった。。。
    3. 上司への不平を友達に送ったつもりが、つい間違えて、上司本人に送ってしまった
    4. 受け取ったメッセージを残して返信するときに、CCで他の人にも送ってしまった
↑

電子メールの基本知識と書き方 †

　電子メールの基本知識と、メールを作成する上で、気をつけておくべき事項を整理しておこう。

  1. ヘッダ部分の情報
    1. 送信先アドレス：ソフトにもよるけど、TADASHI KAJITA < tk.gif>　などという方式が多い。前半の部分は相手が設定したものである場合が多いが、自分のソフトのアドレス帳に登録しておくこともできる
    2. CcとBcc
      • 便利だけど使い方によってはトラブルが起きる
      • Ccにアドレスを書かれた人は、基本的にはコミュニケーションに直接参加しなくても良い第３者。たとえば、私があなたとこういうやりとりをしたということを、トラブル防止のために、上司にも知っておいてほしいなという時に、Ccで上司にメールを送る。Ccで届いたメールはちゃんと読まれないかも知れないし、読まれるかも知れない。人によって解釈はさまざまなので、ちゃんと読ませたい大事なメールはToで送るべき。
      • また、個人同士のメール内容を引用して返信するとき、Ccでこれまでのやりとりに参加していない第３者にメールを送ると、もとメールの発信者が困ることがある。
      • 個人のメールアドレスをToやCcに書いて第３者に送ると、メールを受け取った全員が、そのアドレスを知ることになる。 Bccは使い方のルールにコンセンサスが無いので、よほどの場合で無いと使わない方が良い。Bccで送ってメールを他の人へのメールで引用されるなど、トラブルにつながりうる。
      • 教員特有の事例かもしれないが、学生からは携帯からのメールが届くことも多い。そのクラス全員にメールを送る必要があるときは、なるべく、メールアドレス全てをBccに書き込むようにしている。
    3. 件名(Subject)
      • 件名は無くても届くけど、必ず書くこと。内容を簡潔に表すものが望ましい。＊＊主題にはセンスの良さが現れる＊＊。変な主題を使っていると、スパムメールと思われて捨てられちゃうかも。
    4. ヘッダの例：　メールソフトでヘッダを詳細表示させると、以下のような情報が得られる。ここには、メールがいつ、どのような経路をたどって自分に届いたか、詳細が書かれている。
      ヘッダを表示させるには、受信箱からヘッダを表示させたいメールをダブルクリックしてメールを別ウィンドウで表示させ、右上の「操作を選択」をドラッグして、「ソース表示」を選ぶ。
      &ref(): File not found: "#2Untitled-1.gif" at page "授業/H24/情報処理/02";
      そうすると、下のようなメールのソース（メールとして送信されてきた文字情報そのもの。画像や添付書類も、文字（テキスト）として送信されてきているのが分かる）。そのメールがどういう経路を辿って自分に届いたのかも知ることができる。
用語解説：ヘッダ（メールヘッダ）
　電子メールの本文以外の場所、つまり、アドレス、件名、
　作成日、ccアドレス、メールの配達経路（受信メール）などの情報
例：前回のレポートメール
Status: R
Return-Path: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
X-Original-To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
Delivered-To: YYYYYY@chibax-u.mp
Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (cuvirus3 [192.64.3.43])by 
cupbox1.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id C26D1738D7for 
<YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (localhost.localdomain 
[127.0.0.1])by localhost.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id 
A4896C5BBAfor <YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
Received: from students.chibax-u.mp (cuacmsrv3 [192.64.3.23])by 
cuvirus3.chibax-u.mp (Postfix) with SMTP id 83C3FC5BB7for 
<YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
From: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
Subject: 情報処理02(XXXXXX)
Date: Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
MIME-Version: 1.0
X-Priority: 3
X-Mailer: Active! mail 2003
Message-ID: <20060420174143.23D91295@students.chibax-u.mp>
Content-Type: Multipart/Mixed;boundary=-----P05Q.PING3YQLZ96662ONY14BTEZD7.
Status: RO
  1. 本文
    • 本文は分かりやすく、簡潔にする。長文メールを書く必要があるときは、最初にコンテンツを箇条書きでまとめるなど、配慮も必要。 
      ○○委員の皆様
（cc: ○○学科長）

○○委員梶田です。先ほどの◇◇さんの意見に対する補足意見をお送りします。
１．・・・・・
２．・・・・・・・・・
以上。

>　（ここに前に意見を述べた人のメールが引用される）
>
〔ここに署名を入れてもよい〕
      • CCで複数の人に送信するとき、最近わりとよく使われる書き方
      • 誰宛のメールで、CCとして（つまり第三者として）読んで欲しいのは誰かを、メール本文の中で明示している。
      • 最初にこの文章を書いているのは誰かを述べて、本文を簡潔に書く
      • 返信の場合、引用符：(>)の後に、前の人のメールが自動的に挿入される
      • 署名を設定しておけば自動的に挿入される。
↑

メールによる添付書類のやり取り [smile] †

メールシステムは、インターネットに繋がっている環境なら、世界中どこからでも使える。 自分の家からもメールチェックをするとか、メールシステムにメッセージが届いたら、携帯電話のメールサービスにお知らせだけでも送るようにするとかなど、活用してほしい。千葉大では、授業の情報を受講者にメールで配信する、「授業情報配信システム」という新しいサービスが始まった。メールシステムは皆さんにとってこれからますます重要になるだろう。

さて、皆さんが仕事で電子メールを使うようになったとき、とても頻繁に使われるのが「添付書類」というもの。これは、送信するメールにくっつけて、ワープロで作った書類や、デジカメで撮った写真などをやりとりするものだ。

では、

メールシステム：　http://cuacmsrv.chiba-u.jp/　にアクセスして、メールを確認してみよう

私からの添付書類付きのメールが届いているはず。添付書類を開いてみよう。。。。

ここで一つ注意。今、受け取った書類の中に、

______.exe

というファイルがある。最後の３文字は「拡張子」といい、そのファイルの特徴を示すものです（文書なのか、プログラムファイルなのかが分かる）。 よく使われる拡張子をリストしてみると、

.exe実行ファイル。プログラムを起動するためのもの
.doc .docxMicrosoft Office Word で作成された文章ファイル
.xls .xlsxMicrosoft Office Excel で作成された表計算ファイル
.ppt .pptxMicrosoft Office PowerPoint で作成されたプレゼンテーションファイル
.pdfAdobe社の開発した文章形式のファイル
.jpg .png .gif画像ファイル
.mp3 .wav音楽ファイル
.mpeg .wmv .mp4動画ファイル

という風に、拡張子を見れば、どんなファイルか判別することができるので、とても便利。
添付書類の拡張子が、exe, .com, .bat, .pif, vbsになっているときは、送信者がよほど信用できる相手で無い限り、絶対に開かないこと。また、エクセル(.xls, .xlsx)やワード(.doc, .docx)の書類を開こうとしたとき「マクロが含まれています」という注意が画面に表示されたら、そのファイルが信用できる相手からのメールであることを確かめてから開くか、マクロを無効にして開くこと。たとえ、相手が信用できそうな相手であっても、発信者の名前を偽装しているウィルスメールも多くある。怪しいファイルが添付されている場合は、開く前に相手に確認しよう

↑

練習：　添付書類の送信 †

↑

Windows7で拡張子を表示させる [smile] †

では、ここで、添付書類にあるReadMe.pdfを開いてみて欲しい。ここにもメールの添付書類に関する注意が書かれている。
これらのファイルにはウィルスが入っていて、ファイルを開くことでウィルスプログラムが実行される可能性がある。ところが、Windows 7では、初期設定では拡張子が表示されない。そこで、次の方法を使って拡張子を表示させる。拡張子というのは、そのファイルがどのアプリケーションに対応しているものかということを示す、「.（ドット）＋英子文字３文字」からなるもの。テキストファイルの場合は".txt"、Wordのドキュメントの場合は".docx"、Excelファイルの場合は".xlsx"が使われる。実行形式のファイルの場合、exeやbatなどがある。

Windows 7の初期設定状態では、ファイル一覧で拡張子が表示されないので、次の方法で表示させる。

  1. 「スタート」から「コンピュータ」をクリック
  2. 「メニューバー」の「整理」から「フォルダーと検索のオプション」を選択
  3. 「オプション」のウィンドウが開いたら、上の方の「表示」タブをクリック
  4. 下の方に「詳細設定」というウィンドウが表示されるので、スクロールバーを一番下まで移動
  5. 「詳細設定」の中の「登録されている拡張子は表示しない」の左のボックスのチェックを外す
  6. 最後にウィンドウ左下の「OK」をクリック
↑

MS Wordを使っファイルを作成し、保存し、添付書類として送信してみよう [smile] †

では、MS Wordを使って、何でもいいから文書を１つ作成し、保存しよう。（保存の方法は、画面で説明）。
保存したファイルを添付書類として私に送信するのが、今回の課題２．

↑

moodleを利用したコミュニケーション [smile] †

この授業では、ネットワークを利用したコミュニケーションツールの１つとして、moodleというe-ラーニングのシステムを用いる。

↑

メールシステムでmoodleページに入るためのアカウントとパスワードの受け取り †

各自、メールシステム(http://cuacmsrv.chiba-u.jp/　)にログインして、メール受信箱をみてほしい。私から「授業moodleサイトのアクセス情報」というメールが届いているはず。そのメールを開いて、パスワードとアカウントを画面のどこかに表示しておくこと。

↑

moodleページへのアクセス：　アカウントとパスワードの入力 †

↑

第2回授業課題 [smile] †

''提出期限：4月26日火曜正午''
↑

課題１．［復習課題］　 †

↑

課題2. 添付書類の送信 †

↑

課題3. †