電子メールによるコミュニケーション †

↑

電子メールの便利さとトラブル †

　電子メールはとっても便利。でも、使い方を誤ると、思わぬトラブルが。。。

  1. 便利さ：簡単に送信できる、早く届く、簡単にコピーできる、同じ文章を同時に何人にも送れる
  2. トラブル：誤送信、私信に対するデリカシーの欠如
  3. 事例
    1. 不十分な内容のメールなのに、つい、送信ボタンをクリックしてしまった。。。
    2. メーリングリストにラブレターを送信してしまった。。。
    3. 上司への不平を友達に送ったつもりが、つい間違えて、上司本人に送ってしまった
    4. 受け取ったメッセージを残して返信するときに、CCで他の人にも送ってしまった
↑

電子メールの書き方 †

　メールを作成する上で、気をつけておくべき事項を整理しておこう。

  1. ヘッダ部分の情報
    1. アドレス：ソフトにもよるけど、TADASHI KAJITA < tk.gif>　などという方式が多い。前半の部分は相手が設定したものである場合が多いが、自分のソフトのアドレス帳に登録しておくこともできる
    2. CcとBcc
      • 便利だけど使い方によってはトラブルが起きる
      • Ccにアドレスを書かれた人は、基本的にはコミュニケーションに直接参加しなくても良い第３者。たとえば、私があなたとこういうやりとりをしたということを、トラブル防止のために、上司にも知っておいてほしいなという時に、Ccで上司にメールを送る。Ccで届いたメールはちゃんと読まれないかも知れないし、読まれるかも知れない。人によって解釈はさまざまなので、ちゃんと読ませたい大事なメールはToで送るべき。
      • また、個人同士のメール内容を引用して返信するとき、Ccでこれまでのやりとりに参加していない第３者にメールを送ると、もとメールの発信者が困ることがある。
      • 個人のメールアドレスをToやCcに書いて第３者に送ると、メールを受け取った全員が、そのアドレスを知ることになる。 Bccは使い方のルールにコンセンサスが無いので、よほどの場合で無いと使わない方が良い。Bccで送ってメールを他の人へのメールで引用されるなど、トラブルにつながりうる。
      • 教員特有の事例かもしれないが、学生からは携帯からのメールが届くことも多い。そのクラス全員にメールを送る必要があるときは、なるべく、メールアドレス全てをBccに書き込むようにしている。
    3. 主題(Subject)
      • 主題は無くても届くけど、必ず書くこと。内容を簡潔に表すものが望ましい。＊＊主題にはセンスの良さが現れる＊＊。変な主題を使っていると、スパムメールと思われて捨てられちゃうかも。
    4. ヘッダの例：　メールソフトでヘッダを詳細表示させると、以下のような情報が得られる。ここには、メールがいつ、どのような経路をたどって自分に届いたか、詳細が書かれている。 
      用語解説：ヘッダ（メールヘッダ）
　電子メールの本文以外の場所、つまり、アドレス、件名、
　作成日、ccアドレス、メールの配達経路（受信メール）などの情報
例：前回のレポートメール
Status: R
Return-Path: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
X-Original-To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
Delivered-To: YYYYYY@chibax-u.mp
Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (cuvirus3 [192.64.3.43])by 
cupbox1.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id C26D1738D7for 
<YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (localhost.localdomain 
[127.0.0.1])by localhost.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id 
A4896C5BBAfor <YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
Received: from students.chibax-u.mp (cuacmsrv3 [192.64.3.23])by 
cuvirus3.chibax-u.mp (Postfix) with SMTP id 83C3FC5BB7for 
<YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
From: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
Subject: 情報処理02(XXXXXX)
Date: Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
MIME-Version: 1.0
X-Priority: 3
X-Mailer: Active! mail 2003
Message-ID: <20060420174143.23D91295@students.chibax-u.mp>
Content-Type: Multipart/Mixed;boundary=-----P05Q.PING3YQLZ96662ONY14BTEZD7.
Status: RO
  1. 本文
    • 本文は分かりやすく、簡潔にする。長文メールを書く必要があるときは、最初にコンテンツを箇条書きでまとめるなど、配慮も必要。 
      ○○委員の皆様
（cc: ○○学科長）

○○委員梶田です。先ほどの◇◇さんの意見に対する補足意見をお送りします。
１．・・・・・
２．・・・・・・・・・
以上。

>　（ここに前に意見を述べた人のメールが引用される）
>
〔ここに署名を入れてもよい〕
      • CCで複数の人に送信するとき、最近わりとよく使われる書き方
      • 誰宛のメールで、CCとして（つまり第三者として）読んで欲しいのは誰かを、メール本文の中で明示している。
      • 最初にこの文章を書いているのは誰かを述べて、本文を簡潔に書く
      • 返信の場合、引用符：(>)の後に、前の人のメールが自動的に挿入される
      • 署名を設定しておけば自動的に挿入される。