「編集中!!!」Wordを使った文書作成: レポートと申請書の作成を例に

「伝わる」ということの大切さ

ポイント: あなたのメッセージを分かりやすく相手に伝えるために、最低現、Wordを使ってできることはしておこう

第2回の授業で述べたようなレポートについての諸注意は、各自でよく考えて、十分にトレーニングする必要がある。申し訳無いけれど、この授業でこれといった即効性のあるテクニックは教えられない。でも、ワードを使って可能な限り読みやすいレポートを作り、採点者による減点を減らす努力はできるだろう。採点者は、たくさんのレポートに目を通さなければならない。そんなとき、読みにくいレポート(例えば、判読しがたい字で書き殴ったようなレポート)があると、減点をしたくなるのは当然だろう。

では、moodleページからダウンロードしたレポート作成用テンプレートを使って、Wordを使って「読者に伝わりやすく」するための機能を、一通りみていこう。
以前、Wordの使用についてアンケートをした結果、次のような回答が得られた。この授業では、いろんな機能について、ほとんどの受講者が「調べればできる」になることを目指して、Wordの使用方法の概要を解説すると共に、実際にWordを使って伝わる文章を書くときの留意点についても、触れてみたい。

Wordのレポートテンプレートで、Wordの機能を一覧する

テンプレートを用いたレポート作成

レポート等の文書を作成する場合、読みやすさを求めるには、フォントの種類や大きさを変えたり、行間を整えたり、いろんな手間が必要になる。しかし、こういった作業を何度も繰り返してやるのは面倒。そこで、自分専用テンプレート(ひな形)を1つ作っておく。そうすれば、今後のレポート作成のときには、ひな形に合わせて内容を書き換えるだけで、見栄えのいいレポートができることになる。
上でダウンロードしたファイルを開くと、レポートで使われる様々な書式設定の見本と解説が載っているのが分かる。説明を読みながら、自分用に内容を変更すれば、自分だけのためのレポート用のテンプレートが作成できることになる。
授業では全てを解説している時間は無いので、いくつかの項目を抜き出して解説する。残りは自分で読んで、いろいろと変更して、機能を体験して欲しい。

演習:ダウンロードしたレポート作成用テンプレート?を使って、架空のレポートを作る

  1. 図の作成は「挿入」タブから図形ツールで
    • □や○などの基本図形や矢印、吹き出しなども自由に作成できる
    • いろんな図を利用できる → Power Pointの作業と共通する部分が多いので、次週解説。

Wordを使った文書作成に習熟する [smile]

Wordはさまざまな機能を持っている。上ではレポート作成に必要なごく一部の機能だけを紹介したが、さらに、卒業論文の作成などで便利な機能もいくつか紹介しておこう。

スタイルの変更:

Wordの文書では、要素ごとにスタイルが設定することができる。この場合、基本のスタイルを変更すれば、そのスタイルが適用されている部分の書式を一度に変更できる。