ネットワークを利用したコミュニケーション

いまや、ネットワークを介したコミュニケーションは、我々の日常生活に欠かせないものになっている。検索すればすぐに欲しい情報が手に入るウェブページだけでなく、自分から情報を発信するブログやミクシー、電子メールやIPフォン、映画や書籍のオンデマンド配信などなど、使いかたや使われ方も様々だ。今日の授業では特に、仕事や研究の面で欠かせない電子メールの使いかたをもう少し学ぶ。電子メールでワードやエクセルの文書をやり取りする方法も理解する。

第2回授業の獲得目標: [worried]

  1. メールのについての一般的注意を理解する
  2. 統合メールを使って、添付書類つき電子メールを送受信できるようになる
  3. Windows XPのシステムで、ファイルの拡張子を表示できるようになる
  4. MS Wordを使ってファイルを開いて編集し、保存できるようになる

メールについての一般的注意を理解する [smile]

ネットワークを利用したコミュニケーションの原理的な話しは教科書【p1-4参照】に譲るとして、とりあえずいろいろと操作をして、コンピュータに慣れよう。まず今回は電子メール。

前回の課題で、全員が電子メールを送ることができた。これで皆さんは、

電子メールによる、ネットワークを用いたコミュニケーションに成功した。

コミュニケーションの主体はもちろん、皆さんと私。送られた情報は、「文字」すなわちテキストデータ(文字データ)

(課題としては簡単すぎたかも。。。)

では、おさらいの意味も兼ねて、統合メールシステムにアクセスして、メールを確認してみよう。

統合メール: http://cuacmsrv.chiba-u.jp/ にアクセスして、メールを確認

  • ログイン画面でメールアドレスとパスワードを入力
  • 画面の上の方にある「メールの受信」をクリック
  • メールをクリック

    私からのメールが2通届いているはずだ。
    中身はあとで読むとして、メールによるコミュニケーションはとっても便利。好きなときに、テキストデータによる情報を受け取れるし、また、添付書類を使えば、画像や音声データもやりとりできる。
    ただ、添付書類の使い方はちょっと大切なので、今日の獲得目標にしておいた。

前回レポート:メールによる提出:レポートの指示に注意!

さて、前回のレポートを思い出して欲しい。

   * なお、以下の指定事項は必ず守ってください。
  1. 件名は 情報処理01(学生証番号) にすること
         * 例  情報処理01(09S0001X)

せっかく全員が締切以内に提出できていたのに、メールの件名の指示を守らなかった人が7人もいた。

<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:43 PM 09.4.16 +0900	4	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:43 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:45 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:46 PM 09.4.16 +0900	3	Re: 情報処理01(09S####X)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:46 PM 09.4.16 +0900	3	Re: 情報処理01(9SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:47 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:48 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:48 PM 09.4.16 +0900	2	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:49 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:49 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(9SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:49 PM 09.4.16 +0900	4	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:49 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:50 PM 09.4.16 +0900	2	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:50 PM 09.4.16 +0900	3	Re: 情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:50 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:50 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:50 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:51 PM 09.4.16 +0900	3	情報処理01(09SXXXXX)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	5:51 PM 09.4.16 +0900	3	Re: 情報処理01(09S####X)
<z9sXXXX@students.chiba-u.jp>	3:13 PM 09.4.17 +0900	3	情報処理01(09SXXXX)

全角文字、半角文字に注意!

それと、上のメールの件名データを見てみると、何だか不揃いな点があることに気づく。

・件名の指示違反(それと、返信メールに着く Re の消し忘れ)
   Re: 情報処理01(09S####X)
・全角文字・半角文字の混在
  情報処理01(9SXXXXX)
  情報処理01(09SXXXX)

また、課題の内容で指示もあった。

・指示に反した答え方
    答えを記入する前(:の後)で改行をするなど

今回は減点していないが、場合によっては減点することもある。レポートや課題の指示には十分な注意を払おう。

上のような不揃いの多くは、全角文字と半角文字の混同からくる

全角文字  AbCdEfG012345+−X アイウエオ
半角文字  AbCdEfG 012345+-X アイウエオ

初心者はよくこの2種類の文字を混同している。特に、

メールアドレスやアカウントやパスワードに全角文字を使ってはいけない
自分がいまどういう種類の文字を入力しているのかは、画面をよくみて注意していよう。

電子メールの便利さとトラブル

電子メールはとっても便利。でも、使い方を誤ると、思わぬトラブルが。。。

  1. 便利さ:簡単に送信できる、早く届く、簡単にコピーできる、同じ文章を同時に何人にも送れる
  2. トラブル:誤送信、私信に対するデリカシーの欠如
  3. 事例
    1. 不十分な内容のメールなのに、つい、送信ボタンをクリックしてしまった。。。
    2. メーリングリストにラブレターを送信してしまった。。。
    3. 上司への不平を友達に送ったつもりが、つい間違えて、上司本人に送ってしまった
    4. 受け取ったメッセージを残して返信するときに、CCで他の人にも送ってしまった
  • その他、メールアドレスの仕組み、メールとウィルス、インターネットメールと携帯メールの違いなど

電子メールの書き方

 メールを作成する上で、気をつけておくべき事項を整理しておこう。

  • 閑話休題:昔から「手紙の書き方」的なお作法の本は数多くかかれている。敬語の使い方とか、季語の使い方とか、いろいろ。電子メールにはそれほど厳しい制限はないし、書簡のお作法どうりに書いていると、「ムダ」と感じられることもあるのだが、送信相手との関係に応じて、最低限のお作法はやはり必要。
  1. ヘッダ部分の情報
    1. アドレス:ソフトにもよるけど、TADASHI KAJITA < tk.gif> などという方式が多い。前半の部分は相手が設定したものである場合が多いが、自分のソフトのアドレス帳に登録しておくこともできる
    2. CcとBcc
      • 便利だけど使い方によってはトラブルが起きる
      • Ccにアドレスを書かれた人は、基本的にはコミュニケーションに直接参加しなくても良い第3者。たとえば、私があなたとこういうやりとりをしたということを、トラブル防止のために、上司にも知っておいてほしいなという時に、Ccで上司にメールを送る。Ccで届いたメールはちゃんと読まれないかも知れないし、読まれるかも知れない。人によって解釈はさまざまなので、ちゃんと読ませたい大事なメールはToで送るべき。
      • また、個人同士のメール内容を引用して返信するとき、Ccでこれまでのやりとりに参加していない第3者にメールを送ると、もとメールの発信者が困ることがある。
      • 個人のメールアドレスをToやCcに書いて第3者に送ると、メールを受け取った全員が、そのアドレスを知ることになる。 Bccは使い方のルールにコンセンサスが無いので、よほどの場合で無いと使わない方が良い。Bccで送ってメールを他の人へのメールで引用されるなど、トラブルにつながりうる。
      • 教員特有の事例かもしれないが、学生からは携帯からのメールが届くことも多い。そのクラス全員にメールを送る必要があるときは、なるべく、メールアドレス全てをBccに書き込むようにしている。
    3. 主題(Subject)
      • 主題は無くても届くけど、必ず書くこと。内容を簡潔に表すものが望ましい。**主題にはセンスの良さが現れる**。変な主題を使っていると、スパムメールと思われて捨てられちゃうかも。
    4. ヘッダの例: メールソフトでヘッダを詳細表示させると、以下のような情報が得られる。ここには、メールがいつ、どのような経路をたどって自分に届いたか、詳細が書かれている。
      用語解説:ヘッダ(メールヘッダ)
       電子メールの本文以外の場所、つまり、アドレス、件名、
       作成日、ccアドレス、メールの配達経路(受信メール)などの情報
      例:前回のレポートメール
      Status: R
      Return-Path: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
      X-Original-To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
      Delivered-To: YYYYYY@chibax-u.mp
      Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (cuvirus3 [192.64.3.43])by 
      cupbox1.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id C26D1738D7for 
      <YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
      Received: from cuvirus3.chibax-u.mp (localhost.localdomain 
      [127.0.0.1])by localhost.chibax-u.mp (Postfix) with ESMTP id 
      A4896C5BBAfor <YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
      Received: from students.chibax-u.mp (cuacmsrv3 [192.64.3.23])by 
      cuvirus3.chibax-u.mp (Postfix) with SMTP id 83C3FC5BB7for 
      <YYYY@faculty.chibax-u.mp>; Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
      From: <XXXXXX@students.chibax-u.mp>
      To: YYYY@faculty.chibax-u.mp
      Subject: 情報処理02(XXXXXX)
      Date: Thu, 20 Apr 2006 17:41:43 +0900 (JST)
      MIME-Version: 1.0
      X-Priority: 3
      X-Mailer: Active! mail 2003
      Message-ID: <20060420174143.23D91295@students.chibax-u.mp>
      Content-Type: Multipart/Mixed;boundary=-----P05Q.PING3YQLZ96662ONY14BTEZD7.
      Status: RO
  1. 本文
    • 本文は分かりやすく、簡潔にする。長文メールを書く必要があるときは、最初にコンテンツを箇条書きでまとめるなど、配慮も必要。
      ○○委員の皆様
      (cc: ○○学科長)
      
      ○○委員梶田です。先ほどの◇◇さんの意見に対する補足意見をお送りします。
      1.・・・・・
      2.・・・・・・・・・
      以上。
      
      > (ここに前に意見を述べた人のメールが引用される)
      >
      〔ここに署名を入れてもよい〕
      • CCで複数の人に送信するとき、最近わりとよく使われる書き方
      • 誰宛のメールで、CCとして(つまり第三者として)読んで欲しいのは誰かを、メール本文の中で明示している。
      • 最初にこの文章を書いているのは誰かを述べて、本文を簡潔に書く
      • 返信の場合、引用符:(>)の後に、前の人のメールが自動的に挿入される
      • 署名を設定しておけば自動的に挿入される。
  • 1行の長さは、引用符(>)で引用されることを考えると、70文字程度が適当。多くのソフトは自動的にそろえてくれる
  • 機種依存文字を使わない:全角ローマ数字や、全角○で囲まれた数字などは、機種によってはただしく表示されない。
    • 機種依存.gif
  • よほど親しい相手とのやりとりで無い限り、相手の名前、自分の名前を本文中に書くのはエチケット。

メールによる添付書類のやり取り [smile]

統合メールは、インターネットに繋がっている環境なら、世界中どこからでも使える。 自分の家からもメールチェックをするとか、統合メールにメッセージが届いたら、携帯電話のメールサービスにお知らせだけでも送るようにするとかなど、活用してほしい。千葉大では、授業の情報を受講者にメールで配信する、「授業情報配信システム」という新しいサービスが始まった。統合メールは皆さんにとってこれからますます重要になるだろう。

さて、皆さんが仕事で電子メールを使うようになったとき、とても頻繁に使われるのが「添付書類」というもの。これは、送信するメールにくっつけて、ワープロで作った書類や、デジカメで撮った写真などをやりとりするものだ。

では、

統合メール: http://cuacmsrv.chiba-u.jp/ にアクセスして、メールを確認してみよう

私からの添付書類付きのメールが届いているはず。添付書類を開いてみよう。。。。

ここで一つ注意。今、受け取った書類の中に、

______.exe

というファイルがある。最後の3文字は「拡張子」といい、そのファイルが文書なのか、プログラムファイルなのかの種類を示すものになっている。

信用できる相手以外からの.exe, .com, .bat, .pif, vbs, (それから最近は .pdfにも気をつける必要がある)などの拡張子がついた添付書類は、絶対に開かないこと。また、エクセルやワードの書類でマクロに関する注意が表示されたら、信用できる相手からのメール以外は開かないか、マクロを無効にして開くこと。たとえ、相手が信用できそうな相手であっても、発信者の名前を偽装しているウィルスメールも多くある。怪しいファイルが添付されている場合は、開く前に相手に確認しよう

WindowsXPで拡張子を表示させる [smile]

では、ここで、添付書類にあるReadMe.pdfを開いてみて欲しい。ここにもメールの添付書類に関する注意が書かれている。
これらのファイルにはウィルスが入っていて、ファイルを開くことでウィルスプログラムが実行される可能性がある。ところが、Windows XPは初期設定では拡張子が表示されない。そこで、次の方法を使って拡張子を表示させる。拡張子というのは、そのファイルがどのアプリケーションに対応しているものかということを示す、「.(ドット)+英子文字3文字」からなるもの。テキストファイルの場合は".txt"、Wordのドキュメントの場合は".doc"、Excelファイルの場合は".xls"が使われる。実行形式のファイルの場合、exeやbatなどがある。

Windows XPの初期設定状態では、ファイル一覧で拡張子が表示されないので、次の方法で表示させる。

  1. 「スタート」から「マイ コンピュータ」をクリック
  2. 「メニューバー」の「ツール」から「フォルダオプション」を選択
  3. 「フォルダオプション」のウィンドウが開いたら、上の方の「表示」タブをクリック
  4. 下の方に「詳細設定」というウィンドウが表示されるので、スクロールバーを一番下まで移動
  5. 「詳細設定」の中の「登録されている拡張子は表示しない」の左のボックスのチェックを外す
  6. 最後にウィンドウ左下の「OK」をクリック

添付書類をMS Wordを使って開いて編集し、保存してみよう [smile]

ではもう一度統合メールにもどって、私からのメールを開いてみよう。一旦コンピュータにダウンロードし、MS Wordで開く。後は「課題02.doc」の指示に従って、書き込み、保存しよう。(保存の方法は、画面で説明)。

第2回授業課題 [smile]

  • 1. 下の囲みの中をメール(以下、課題メールと呼ぶ)の本文にコピー・ペーストして、「回答:」の後に答えを書き込みなさい。答えは必ず、各項目の":"の後に記入すること。参考までに()内に選択肢を挙げておきましたが、答えは自由な形式で記入して貰って構いません。今後の授業方針を決定するのに使うので、なるべく詳しく書いてください。
  • 2. 皆さんのメールアドレス宛に送ってある私からのメールを開き、メール本文の指示に従って添付書類を編集し、課題メールに添付しなさい。
    • 件名は「情報処理02(学生証番号) 」にすること。なお、英数字は半角大文字を使うこと
        例 情報処理02(04S0001X)
  • 3. メールに「第2回課題.doc」を添付すること。
  • 4. 提出期限:4月27日月曜正午
**氏名:
**課題への回答
-今日の授業の進み方は?(はやい、丁度いい、おそい)
--回答:
-今日の授業の難しさはどう感じましたか(簡単すぎ 簡単 丁度いい 難しい 難しすぎ):
--回答:
-難しいと答えた人は、特にどの点が難しかったですか?:
--回答:
-今日の授業は(よく分かった 分かった 分からなかった):
--回答:
-分からないと答えた人は、特にどの点が分からなかったですか?:
--回答:
-今日の講義で理解できなかった用語があったら挙げてください:
--回答:
- 【予習2】下の(1)と(2)には同じ言葉が書かれていますが、データの種類が異なります。
どのように違うか説明しなさい:
  (注:分からない場合でも、「ここまで調べた(考えた)んだけど分からない」と経過が書いて
    あれば配点されます)
--回答:

(1) 情報処理の世界にようこそ!  (2)yoshu1.JPG

おまけ: Pukiwikiの個人ページにアクセスしてみよう

今日送ったメールに、来週からのレポート提出用個人ページへのアクセス方法が書いてある。残り時間をつかってちょっと予習してみよう。
さらに時間があまっていたら、小ネタの解説。


Last-modified: 2015-05-13 (水) 16:42:34 (3269d)